Minden cég kezel dokumentumot – most is, éppen ebben a pillanatban.

Kapjuk a bejövő számlákat, érkeznek levelek az APEH-tól, szerződéseket kötünk, számlát küldünk, azaz éljük a vállalkozásunk mindennapi életét, de miért érdekes ez?

Cégvezetőként mindannyian azon dolgozunk (én is), hogy a vállalkozásunk a olcsón, hatékonyan, gyorsan és pontosan működjön. Természetesen nem mindig tudjuk  ezeket megvalósítani egyszerre, de ha jól szervezzük cégünket, akkor abban a boldog tudatban térhetünk nap, mint nap nyugovóra, hogy a vállalkozásunk szinte megy magától. Ezen az úton sok lépcsőt megjárhatunk, van amikor fent vagyunk, van amikor feljebb szeretnénk kerülni.

• Ha az Ön cége olyan olcsón üzemeltethető, hogy azt már nem lehet csökkenteni,
• Ha az Ön cége olyan hatékonyan működik, hogy Öntől próbálja minden konkurense ellesni a módszereit,
• Ha az Ön cége olyan gyorsan reagál a feladatokra, hogy Ön alig tudja tartani a beosztottjai tempóját,
• Ha az Ön cége olyan pontosan végzi feladatait, hogy minden változtatás csak ront ezen,

akkor kérem, hogy hívjon fel (a Kapcsolatfelvétel menüben találja az elérhetőségemet), mert Önnek nem tudok segíteni, viszont tanulni nagyon szeretnék.

Ha esetleg azok közé tartozna, akiknek a vállalkozása még nem ebben a helyzetben van, akkor nézzük meg, hogyan indulhatunk el ebbe az irányba.

A dokumentumok kezelése az egyik olyan aspektusa a vállalatunknak, amivel nem igazán szoktunk foglalkozni. Ennek léte olyan természetes, mint az hogy vizet iszunk, ha szomjasak vagyunk. Éppen ezért ennek hatékonysága nagymértékben attól függ, hogy ki végzi. (Nálunk az a legrosszabb, ha én, mert – férfiasan bevallva – ez a “nagyonnemszeretem” feladatok közé tartozik.)

1. Gondolt már arra, hogy mennyi időt tölt el Ön, vagy beosztottjai azzal, hogy egy dokumentumot megkeressenek?
2. Kellett már a beosztottjainak korán bemenni vagy túlórázni azért, mert összetorlódtak az adminisztratív feladatok?
3. Veszett már el fontos dokumentum a cégben, pl. egy szerződés vagy egy APEH levél?
4. Előfordult már, hogy sok pénzébe került az, hogy nem találtak megy egy számlát, vagy egy szerződést?
5. Képes Ön ellenőrizni és időben figyelmeztetni a beosztottjait, hogy a határidős feladataikat elvégezzék határidőre?
6. Kellett már úgy keresnie egy levelet, hogy csak néhány szóra emlékezett belőle, de hogy ki küldte és mikor, arra már nem?
7. Volt már olyan, hogy megírtak egy levelet, de nem küldték el?
8. Ön is elvesztegetett időnek érzi az adminisztrációs feladatokra fordított időt? Jobb volna, ha ehelyett értékteremtő munkát végezhetnének a kollégái?

A mindennapi életünkben fel sem tűnik, hogy mennyi időt fordítunk a dokumentumok kezelésére, pedig a legértékesebb tőkéje minden vállalkozásnak az, ha a lehető legtöbb időt tudják fordítani az emberek értékteremtésre.

Mi a problémája annak, ahogy ma kezeljük a dokumentumainkat?

• Értékes időt áldozunk a dokumentumok kezelésére, pedig ez nem termel a vállalatban.
• Gyakran csak az igazodik el a dokumentumok között (csak az talál meg valamit “véges idő” alatt), aki kezeli azokat.
• Ha távol vagyunk az irodánktól, akkor nem jutunk információhoz, vagy más segítségét kell kérnünk.
• Az egyetlen rendezési elv az, hogy melyik dossziéba fűzzük le a dokumentumot, pedig szükségünk lenne több szempont szerinti csoportosításra is.
• Nem tudjuk, hogy a határidős feladatoknak ki a felelőse, és hogy elvégezte-e időben.
• Ha gyakran kell küldenünk papír alapú dokumentumot email-ben, akkor ennek scannelése nagyon időigényes.
• Nem tudjuk egységesen tárolni a papír dokumentumainkat az elektronikus dokumentumokkal (Excel táblák, Word dokumentumok, képek, stb.).

Szintén probléma, hogy ahány ember annyi szokás, azaz mindenki más logika szerint fűzi le a dokumentumokat; más rendszerben tárolja a fontos elektronikus iratokat a számítógépén; van aki Excel-ben tartja nyilván a dokumentumait, van aki Word-ben, van aki egy könyvtárban, van aki többszintű könyvtár rendszerben, van aki a saját gépén ment el mindent, van aki a szerveren tartja a dokumentumait. Így a dokumentum gazdája nélkül nagyon nehéz megtalálni valamit.

Hogyan segít ezen a DSI DOC dokumentum kezelő és iktató rendszer?

• A papír alapú dokumentumokat a program segítségével lehet beolvasni a scannerrel, ami azonnal a program adatbázisába kerül feltöltésre. Ennek segítségével nem kell önálló scanner programot használni, valamint nincs szükség arra, hogy a beolvasott dokumentumokat elmentsük és manuálisan csatoljuk be, ami sok időt igényelne.
• Beolvasáskor a rendszerből állítható, hogy mekkora felbontással és fekete-fehér, szürkeárnyalatos vagy színes képpel kívánjuk-e scannelni a dokumentumot. Ez akkor nagyon fontos, ha halvány, rossz minőségű dokumentumot kell beolvasnunk, pl. halvány festékszalaggal, mátrix nyomtatóval készített leporellós számlát.
• Egyszerre több vállalat is használhatja, így ha valakinek több cége van, amit valójában egy szervezet működtet, akkor lehetőség van arra, hogy mindegyik vállalat dokumentumait egymástól szeparáltan, de egy rendszerben, azonos struktúrában tároljuk.
• Törzsadatok és előre definiált értékek segítségével a felvitt adatok struktúráltan és nagyon gyorsan adhatók meg. Ennek hatására csökken az adatrögzítésre fordítandó energia, könnyen és egyszerre több szempont szerint is lehet keresni a dokumentumok között. Ilyen törzsadat a partnerek adatai, a szabadon kialakítható kétszintű mappa rendszer, státuszok kategóriák, és még számos paraméter.
• Az egyes adatmezők kitöltése dokumentum típusonként (a mappákban szabadon megadható módon) kötelezővé tehető, így egy iktatott dokumentum addig nem tehető elintézetté, amíg minden fontos adatmezőbe nem került adat. Ennek segítségével nagymértékben növekszik a rögzített adatok pontossága és visszakereshetősége.
• A rendszerbe épített jogosultság kezelés segítségével nem csak felhasználónként adhatunk a hozzáférési szinteknek megfelelő jogokat, hanem dokumentum típusonként is (a mappákban általunk megadható módon) azaz pl. a szerződésekhez nem férhet hozzá csak az, akinek ezt engedélyeztük.
• A kimenő dokumentumok adatai alapján postakönyvet készíthetünk, amit ha visszakap az adminisztrátor, akkor ellenőrizni tudja, hogy tényleg minden feladásra került-e, ill. hogy a postai számlán nem szerepel-e több tétel, mint amennyit a cég tényleg feladott.
• A dokumentumokhoz megjegyzések fűzhetők, amik mini blog szerűen jelenítik meg az adatokat, így segítve elő a vállalaton belüli hatékony kommunikációt és a dolgozók felelősségének egyértelmű meghatározását.
• A dokumentumok továbbíthatók a rendszeren belül felhasználók vagy csoportok számára, amiről mindenki automatikusan emailben kap értesítést. A dokumentumokhoz mindig tartozik elintézési határidő és felelős, ezáltal nem felejthető el semmilyen ügy elintézése. Az elintézési határidő közeledtéről a felelős automatikus figyelmeztetést kap a rendszerben és emailen is.
• A dokumentumok összekapcsolhatók egymással, azaz pl. egy elküldött levélre érkezett válasz összekapcsolható, és ezáltal egyszerűen megtalálható.
• Azok a dokumentumok, amikre várhatóan már nincs szükségünk a napi munkához, áthelyezhetők egy másik adatbázisba, ezzel jelentősen csökkentve az aktív, éles adatokat tartalmazó adatbázis méretét és a dokumentumok elérési sebességét. Természetesen nem törlünk semmit, valamint ezekre a dokumentumokra is lehet keresni a rendszerben.

Ennél több funkciót építettünk a rendszerbe, az előbbiekben csak a legfontosabbakat emeltük ki.

Talán bonyolultnak tűnik a program használata, de az eddigi bevezetéseink során szerzett tapasztalataink alapján a rendszergazdától sem igényel egy napnál hosszabb tanulást, egy felhasználónak néhány óra is elegendő az elsajátításához.

A program tervezése során nagy hangsúly fektettünk a gyors bevezethetőségre, és a csekély hardver és szoftver igényre, hogy csökkentsük a rendszer kezdeti és üzemeltetési költségeit. A rendszer nem igényel önálló szervert, telepíthető a már meglevő szerverre is. A program Microsoft Windows 2008 szervereken működik, Microsoft SQL 2008 adatbázis kezelővel. A rendszer használatához nincs szükség kliens programra,mert a funkciók elérésére intranetes megoldást alkalmaztunk, minden funkció az Internet Explorerből érhető el.

A program használható Microsoft Dynamix NAV vállalatirányítási rendszerrel is.

Kapcsolatfelvétel: Csombok Zsolt, info{kukac}dsirendszerhaz.hu, +36-1-3255486