DSI-DOC  Dokumentumkezelő és archiváló program

vállalatirányítási rendszerhez

Az SAP Business One rendszer a kis- és középvállalatok számára kínál rugalmasan alakítható ügyviteli rendszert. Ennek kiegészítésére készítettük az SAP Business One rendszerrel teljesen integrált DSI DOC dokumentum kezelő és archiváló szoftverünket, aminek segítségével az elektronikus dokumentum kezelésből adódó előnyöket és a vállalatirányítási rendszer által nyújtott egyszerűségből, és hatékony működésből adódó potenciálokat használhatja ki maradéktalanul. A DSI DOC használatával továbbra is az SAP Business One rendszeren belül dolgozhat, azaz továbbra is csak egy rendszert kell használnia, és néhány óra alatt elsajátíthatja a program kezelését.

A mindennapi életünkben fel sem tűnik, hogy mennyi időt fordítunk a dokumentumok kezelésére, pedig a legeredményesebb pénztermelő módja minden vállalkozásnak az, ha a lehető legtöbb időt tudják fordítani az emberek értékteremtésre.

Mi a problémája annak, ha hagyományosan, a megszokott módon kezeli a dokumentumait?

• Értékes időt áldoz a dokumentumok kezelésére.
• Ha távol van az irodájától, akkor nem fér hozzá a dokumentumaihoz, vagy más segítségét kell kérnie.
• Nehezen találja meg dokumentumait, mert gyakran csak az igazodik el közöttük, aki kezeli azokat.
• Könnyű elveszíteni egy dokumentumot, és nehéz kideríteni, hogy mi veszett el.
• Általában a dokumentumokat egy dossziéba fűzik le (azaz csak egy rendezési elv szerint), pedig szüksége lenne több szempont szerinti csoportosításra, a dokumentumok összekapcsolásra is.
• A bizalmas dokumentumaihoz könnyen hozzáférhetnek illetéktelenek.
• Ha gyakran kell küldenie papír alapú dokumentumot email-ben, akkor ennek megkeresése, scannelése, visszahelyezése felesleges időráfordítással jár.
• Nem tudja egységesen tárolni a papír dokumentumait az elektronikus dokumentumokkal (Excel táblák, Word dokumentumok, emailek, képek, stb.).
• Nem tud elektronikusan keresni a papír alapú dokumentumaiban azok tartalma alapján.

Szintén probléma, hogy ahány ember, annyi szokás, azaz mindenki más logika szerint kezeli a dokumentumokat; más rendszerben tárolja a fontos elektronikus iratokat a számítógépén. Van aki Excel-ben tartja nyilván a saját dokumentumait, van aki Word-ben, van aki egy könyvtárban, van aki többszintű könyvtár rendszerben, van aki a saját gépén ment el mindent, van aki a szerveren tartja a dokumentumait, és van aki mindent kinyomtat és lefűz, mert „az a biztos”. Így a dokumentum kezelője, gazdája nélkül nagyon nehéz megtalálni valamit.

Hogyan segít ezen az SAP Business One rendszerbe integrált DSI DOC dokumentum kezelő és iktató szoftver?

• Teljesen az SAP Business One rendszerbe integrált a program, minden funkció innen érhető el.
  



• A papír alapú dokumentumait az SAP Business One rendszerbe a DSI DOC program segítségével lehet beolvasni scannerrel (az SAP Business One rendszeren belül, külön program nélkül), ami azonnal az SAP Business One-ba kerül feltöltésre.
  Nem kell másik programot használnia a digitalizálásra, nincs szükség arra, hogy a beolvasott dokumentumokat elmentse és manuálisan csatolja be, ami kényelmetlen és sok időt igényel.
• Beolvasáskor (scanneléskor) a SAP Business One-ban a programból állítható, hogy milyen felbontással és fekete-fehér, szürkeárnyalatos vagy színes módon kívánje-e beolvasni a dokumentumot.
  Ez akkor nagyon fontos, ha halvány, rossz minőségű dokumentumot kell beolvasni, pl. halvány festékszalaggal, mátrix nyomtatóval készített számlát.
• A több oldalas dokumentumokat egybefűzve mentheti el.
• Beolvasáskor a program szöveggé alakítja a papír alapú iratot (OCR: karakter felismerés) és hozzárendeli a dokumentumhoz. Ennek segítségével a papír alapú dokumentum tartalmában is kereshet.
• Egyszerre több vállalat is használhatja, így ha önnek több cége van (amit valójában egy szervezet működtet), akkor lehetősége van arra, hogy mindegyik vállalat dokumentumait egymástól szeparáltan, de egy rendszerben, azonos struktúrában tárolja.
• Törzsadatok és előre definiált értékek segítségével a felvitt adatokat rendszerezetten és gyorsan adhatja meg. Ennek hatására csökken az adatrögzítésre fordítandó ideje, könnyen és egyszerre több szempont szerint is kereshet a dokumentumok között.
  Ilyen törzsadat a partnerek adatai, a szabadon kialakítható kétszintű mappa rendszer, státuszok, kategóriák, és még számos paraméter.
• A dokumentumok a SAP Business One rendszerben levő bizonylatokhoz kapcsolhatók. A dokumentumok elérhetők a bizonylatokból is, nincs szükség a kereső ablak használatára, így gyorsítva fel a napi munkát.
• Az egyes adatmezők kitöltése dokumentum típusonként (a mappákban szabadon megadható módon) kötelezővé tehető, így egy iktatott dokumentum addig nem archiválható, amíg minden fontos adatmezőbe nem került adat.
  Ennek segítségével nagymértékben növekszik a rögzített adatok pontossága és visszakereshetősége.
• Minden megadott paraméter és adat szerint kereshet.
  



• A rendszerbe épített jogosultság kezelés segítségével nem csak felhasználónként adhat a hozzáférési szinteknek megfelelő jogokat, hanem dokumentum típusonként is (a mappákban általunk megadható módon).
  Pl. a szerződésekhez csak az férhet hozzá, akinek ezt engedélyeztük.
• A dokumentumok továbbíthatók, szignálhatók más felhasználók számára, így könnyebben és pontosabban kommunikálhatnak egymással.
  Pl. a bejövő számlák a könyvelőhöz továbbíthatók, így azonnal értesülhet egy számláról, mielőtt még fizikailag megkapná azt.
• Ha egyedi igényei vannak a programhoz kapcsolódóan, akkor vállaljuk ennek kifejlesztését, a program funkcióinak kiterjesztését.

A program tervezése során nagy hangsúly fektettünk a gyors bevezethetőségre, és a csekély hardver és szoftver igényre, hogy csökkentsük a rendszer kezdeti és üzemeltetési költségeit.

Érdekel a dokumentum kezelő, szeretnék információt, demót kérni.

Az installáció kb. 1 órát vesz igénybe, a felhasználók oktatására elegendő 4 óra.

A rendszer nem igényel önálló szervert, a már meglevő szerverre telepíthető. Telepítéskor kiválaszthatja, hogy a dokumentumainkat az SAP Business One vállalati adatbázisában, vagy attól függetlenül, csak a dokumentumokat tartalmazó adatbázisban kívánja tárolni. A program szabványos SAP Business One AddOn-ként telepíthető. Jelenlegi verziója kompatibilis a SAP Business One 2007A és a 8.8 verziókkal.

A program Microsoft SQL 2008 adatbázis kezelőt, .NET 4.0 környezetet, Adobe Acrobat Reader 8.0-t, OCR funkció használata esetén a scannelést végző munkaállomásokon az Office 2007 Document imaging komponensre van szükség.

ÁRAK

A szoftver vállalati licenc konstrukcióban veheti igénybe, azaz egy vállalatnak elegendő egy licencet vásárolnia, felhasználói szám megkötése nélkül! Egy felhasználóra eső díj a felhasználók száma szerint a következő módon alakul:

Felhasználók száma	1 felhasználóra eső díj	1 felhasználóra eső díj %-ban
1	600 000 Ft	100,00%
4	150 000 Ft	25,00%
6	100 000 Ft	16,67%
8	75 000 Ft	12,50%
10	60 000 Ft	10,00%
15	40 000 Ft	6,67%
20	30 000 Ft	5,00%

Amennyiben egy installációban több vállalat is működik, akkor a további vállalatok licencei az alábbi kedvezménnyel vásárolhatók meg:

Vállalatok száma (db)	Licenc díj / vállalat	Licenc díj összesen	Licenc / vállalat	Egy vállaltra eső díj %-ban
1	600 000 Ft	600 000 Ft	600 000 Ft	100,00%
2	300 000 Ft	900 000 Ft	450 000 Ft	75,00%
3	150 000 Ft	1 050 000 Ft	350 000 Ft	58,33%
4	150 000 Ft	1 200 000 Ft	300 000 Ft	50,00%

Érdekel, kérek ismertetőt, bemutatót, demót.

Érdekel és megrendelem.