Az SAP Business One-ban megvalósított pénzügyi kiegészítő programok (Add-On) a felhasználók napi munkájának automatizálására és kényelmesebbé tétele céljából készültek.

• Fordult már elő Önnél, hogy egy napra rossz euro árfolyamot adott meg, amit napokkal később vett csak észre, és az ebből adódó könyvelési eltéréseket csak sok munkával lehetett helyrehozni?
• Zavarta már Önt, hogy a SAP Business One-ban található Cash riport csak egy időszak elejének és végének nyitó és záróadatait jeleníti meg, a napi nyitó és záró adatokat nem?
• Szerette volna egyszerűbben elkészíteni az ÁFA bevallását az SAP Business One-ból mint most?
• Szeretné a kintlevőségeit a Magyarországon megszokott korosított lista szerint elemezni? Volt már szüksége arra, hogy ebbe a listába olyan adatokat is beszámítson, amik nem pénzügyi adatok?

Ha bármelyik kérdésre válaszolt legalább egy igennel, akkor olvasson tovább, és győződjön meg arról, hogyan kerülheti el a problémákat a jövőben.

AUTOMATIKUS MNB ÁRFOLYAM BETÖLTÉS

Használ Ön Ft-tól eltérő árakat? Állít ki eurós számlát?

A Ft-tól eltérő pénznemek használata esetében a SAP Business One megköveteli az átváltási árfolyam használatát, azonban az MNB az aktuális napi árfolyamokat mindig dél után teszi csak közzé, így adott napon gondot okoz, hogy pontosan milyen árfolyamot is használjunk.

További hibaforrás lehet, ha bárki megadhatja az átváltási árfolyamokat, mert így könnyebben előfordulhat téves rögzítés, ami hibás könyveléshez vezethet, de az is gond, ha van tapasztalt felelős, és éppen szabadságon van, mert ekkor senki nem adja meg az árfolyamot.

Az MNB árfolyam betöltő program ezekre a problémákra kínál megoldást. A program:

• A program általunk megadott időközönként automatikusan lekérdezi az árfolyamot egy napra, és automatikusan betölti a rendszerbe, ha megjelent a legfrissebb.
• Általunk választható, hogy a program egy napra mindaddig a legutolsó árfolyamot töltse be, amíg arra a napra nem érkezik meg az aznapi árfolyam (azaz pl. délelőtt a tegnapi, délután a mai árfolyamot fogja használni a SAP Business One), vagy minden esetben egy nap eltéréssel töltse be az árfolyamot, azaz a mai aktuális árfolyamot mindig holnapra tölti be a program. (Ez számvitelileg elfogadott, csupán az árfolyam ilyen használatát rögzíteni kell a számviteli politikában.)
• Bármennyi pénznemet használhatunk, a program minden olyan pénznem árfolyam információit képes betölteni a SAP Business One-ba, amire ad ki adatot az MNB.
• Ha felveszünk egy új pénznemet, akkor a program attól a pillanattól kezdve automatikusan az új pénznemre is betölti az átváltási árfolyam adatokat.
• Leletőség van arra, hogy az árfolyamokat egy általunk megadott naptól betöltsük, azaz pl. 2010.01.01-től a mai napig betölthető az összes árfolyam.
• A program azokra a napokra is betölti az árfolyamokat, amely napokra az MNB nem ad ki árfolyam információkat, így hétvégén vagy ünnepnapokon is használhatjuk a Ft-tól eltérő pénznemű tranzakciókat.

A program működéséhez nincs szükség az SAP Business One-ra.

PÉNZTÁRJELENTÉS

A Napi pénztárjelentés segítségével, néhány mozdulattal, könnyedén és gyorsan nyomon követhető a pénzszámlák forgalma.

Pénzszámlánként egy adott napra, vagy akár egy konkrét időszakra vonatkozóan is lekérdezhetők az információk.

A Pénztárjelentés két kimutatást is tartalmaz:

• Összesítő lista: Az összesítő listában tekintheti meg összesítve egy adott pénzszámla napi nyitó és záró egyenlegeit, illetve napi összesített forgalmait az Ön által megadott időszakban.

• Részletes lista: Az összesítő listából kiválasztott napon a rendszerben az adott pénzszámlára lekönyvelt összes kimenő és bejövő fizetést tételesen megtekintheti, és a konkrét bizonylatokhoz is elnavigálhat.

Az alkalmazás által generált listát lehetősége van elmenteni és kinyomtatni is.

Egyszerű felépítése és működése miatt a Napi pénztárjelentés használata különösebb szakmai hozzáértés nélkül elsajátítható, ennek köszönhetően a pénzügy és számvitel rejtelmeiben esetleg kevésbé jártas vezetők számára is bármikor értékes információt nyújt a vállalat aktuális pénzügyi helyzetéről.

ÁFA-BEVALLÁS

Az SAP Business One-hoz létrehozott Áfa-bevallás modul könyvelője minden igényét kielégíti.

Az Add-ont úgy alakítottuk ki, hogy az minden téren megfeleljen a magyar viszonyoknak. Használat előtt könyvelőjének csupán két beállítást kell elvégeznie. Meg kell adnia a bevallási időszakokat és a hatályos áfa-bevallás soraihoz definiálnia kell a kapcsolódó áfa-kódokat. A törvényi változások nyomon követésével és a szükséges módosítások elvégzésével nem kell bajlódnia, ez a mi feladatunk, amit a termék ára magában foglal.

Bevallási időszakként megadható éves, negyedéves és havi periódus is, ráadásul, ha szükséges, ezek éven belüli módosítása is lehetséges. Természetesen csak dátumhelyesen, de erre is mi figyelünk Ön helyett.

Az Áfa-bevallás modul lehetővé teszi, hogy információszerzés céljából az előre definiált bevallási időszaktól eltérő időszakra is lefuttassa a jelentést. Ezek rögzítését támogatja a rendszer, azt azonban, hogy véletlenül az APEH-nak elküldött áfa-bevallásként beállítsuk, szigorúan tiltja.

Az Add-on segítségével a beadott áfa-bevallás módosítása is megvalósítható. Amennyiben már a bevallás szempontjából lezárt időszakra történik könyvelés a rendszerben, önellenőrzés hajtható végre. Ekkor a rendszer természetesen újraszámolja az adott időszak áfáit.

Az elkészített bevallások közötti keresést is támogatja a program, ami havi bevallók esetében néhány év után már nagy könnyebbséget jelent.

Bevallás létrehozása előtt megtekinthető az időszakra vonatkozó meg nem fizetett számlák adótartalma is, illetve a felhasználó által manuálisan megadható az előző időszakról beszámítható csökkentő tétel.

Az elkészített jelentések, függetlenül attól, hogy valós áfa-bevallások, vagy csak plusz információnyújtás a funkciójuk, a modul segítségével kinyomtathatók az SAP-ból.

Összefoglalva az Áfa-bevallás modul legfőbb értékei:

• egyszerűen paraméterezhető
• egy pillanat alatt kitölti az Áfa-bevallást
• kezeli az önellenőrzést
• lehetővé teszi a bevallási gyakoriság év közbeni változtatását
• minden téren ellenőrzést végez a felhasználó helyett
• bevallási időszaktól eltérő időtartományra is lefuttatható
• megjeleníti az eddig meg nem fizetett számlák adótartalmát
• az elkészített Áfa-bevallás kinyomtatható a rendszerből

VEZETŐI INFORMÁCIÓS PANEL

A Vezetői információs panel nagymértékben hozzájárul ahhoz, hogy a vezetők átlássák a vállalat vevőkkel és szállítókkal kapcsolatos pénzügyi helyzetét.

Az információs panel azoknak a partnereknek az adatait tartalmazza, akiknek van a rendszerben kiegyenlítetlen számlájuk, illetve létezik hozzájuk olyan bejövő vagy kimenő fizetés, ami még nem került egyeztetésre. A program lehetőséget biztosít a felhasználónak a kilistázott adatok könyvelési dátum alapján történő szűrésére is.

A vezetői panelen többféle bontásban is megtekinthetők a rendszerben lévő adatok:

• A panel alapvetően külön kezeli a vevőköveteléseket és a szállítói kötelezettségeket.
• Mindegyik esetben megtekinthető valamennyi vevő, illetve szállító lejárat szerinti időszakokra (jövőbeli esedékesség, 0-30 nap, 31-60 nap, 61-90 nap, 91-180 nap, 181-360 nap, 360 nap felett) bontott összesített egyenlege, az összes esedékes egyenleg, illetve az összes nem egyeztetett tétel.
• Ezeket az összesített adatokat természetesen partnerenként egyesével is tartalmazza a vezetői panel, így nemcsak általános képet ad, hanem konkrét vevők fizetési moráljáról is információt nyújt. Ennek megfelelően a vállalat szállítók felé történő késedelmes, vagy referencia nélküli teljesítései is megjelennek.

• Adott partner egyenlege megtekinthető bizonylatokra bontva is. Ezáltal tételesen végigkövethető, hogy a vevő vagy szállító adott időszaki egyenlege pontosan milyen bizonylatokból tevődik össze.

A Vezetői információs panelnek köszönhetően a vezetők nemcsak a vevők és saját vállalatuk fizetési magatartásáról, illetve a pénzügy naprakészségéről tájékozódhatnak, hanem könnyedén átláthatják, összevethetik és tervezhetik a vállalat várható bevételeit és kiadásait.